Termini e Condizioni di Utilizzo

fotia è una piattaforma Software as a Service (SaaS) che accompagna l'intero ciclo di vita di un evento: prima dell'evento organizza gli accessi (liste ospiti, inviti con QR code), durante l'evento gestisce gli ingressi (check-in), dopo l'evento raccoglie e distribuisce i contenuti fotografici.

Il servizio include:

• gestione di organizzazioni (venue, locali, promoter) con team a ruoli: owner, PR e staff
• creazione e gestione di liste ospiti, tipi lista e template riutilizzabili
• generazione di QR code personali di invito e pagina di invito condivisibile
• check-in degli ospiti dal browser, con conteggi e statistiche in tempo reale
• calcolo automatico delle commissioni PR sugli ingressi paganti
• creazione e gestione di gallerie fotografiche con codice di accesso protetto
• caricamento di fotografie da parte di utenti registrati e ospiti anonimi
• elaborazione automatica delle immagini (ottimizzazione, conversione in formato WebP, conservazione dell'originale)
• organizzazione in album (per gallery Pro e Business)
• export massivo delle fotografie in formato ZIP
• spazi sponsor con conteggio anonimo e aggregato delle visualizzazioni
• sistema di segnalazione contenuti conforme al Digital Services Act (DSA)

fotia fornisce esclusivamente hosting tecnico e strumenti di gestione. fotia non svolge attività di moderazione editoriale preventiva né utilizza i contenuti e i dati degli eventi per finalità proprie.

• <strong>Utente:</strong> la persona che crea un account fotia.
• <strong>Organizzatore (owner):</strong> l'Utente che crea e gestisce un Evento, anche per conto della propria Organizzazione.
• <strong>Organizzazione:</strong> il soggetto (venue, locale, promoter) titolare di un team stabile su fotia.
• <strong>PR:</strong> l'Utente, membro di un'Organizzazione, che gestisce liste ospiti negli eventi a cui è assegnato.
• <strong>Staff:</strong> l'Utente, membro di un'Organizzazione, addetto esclusivamente al check-in degli ospiti.
• <strong>Ospite in lista:</strong> la persona, anche priva di account, inserita in una lista ospiti dall'Organizzatore o da un PR.
• <strong>Ospite:</strong> qualsiasi soggetto che carica o visualizza contenuti senza registrazione, tramite il link o il codice di accesso dell'Evento.
• <strong>Contenuti:</strong> fotografie e materiali caricati sulla piattaforma.
• <strong>Evento:</strong> l'entità creata da un Organizzatore a cui possono essere attivati il modulo Gate (gestione accessi) e/o il modulo Gallery (raccolta fotografica), con relative configurazioni di accesso, durata e piano.

L'accesso al servizio può avvenire tramite registrazione (Utente) oppure, senza registrazione, come ospite: tramite link o codice di accesso per la Gallery, tramite QR o pagina di invito per il Gate. PR e staff entrano a far parte di un'Organizzazione esclusivamente accettando un invito esplicito dell'Organizzatore.

L'Organizzatore agisce come Titolare del Trattamento ai sensi del GDPR per i dati del proprio Evento: è l'unico responsabile della legittimità della raccolta delle foto, dei dati degli ospiti inseriti nelle liste (anche quando l'inserimento è materialmente effettuato dai suoi PR), della condivisione di link, QR e codici con i partecipanti e dell'acquisizione dei consensi necessari.

L'accesso degli ospiti è regolato dalle policy dell'Evento configurate dall'Organizzatore: per la Gallery l'upload può essere aperto a tutti gli ospiti o limitato ai soli membri; per il Gate, le liste possono essere gestite dai PR o riservate all'Organizzatore.

fotia adotta il principio di minimizzazione dei dati.

4.1 Dati raccolti

• Per gli Utenti registrati: nome completo, email, telefono (opzionale), accettazione dei termini ed eventuale ruolo nell'Organizzazione.
• Per gli Ospiti in lista: nome, telefono (opzionale, per l'invio del QR), accompagnatori, ingressi omaggio ed eventuali note organizzative, inseriti dall'Organizzatore o dai suoi PR sotto la responsabilità dell'Organizzatore.
• Per gli Ospiti della Gallery: non è richiesta la registrazione né l'inserimento di dati identificativi diretti (es. nome, email), salvo i dati tecnici trattati per finalità di sicurezza e funzionamento del servizio.

fotia tratta inoltre dati tecnici associati ai caricamenti (es. tipo di browser, sistema operativo, tipologia di dispositivo e indirizzo IP). Gli indirizzi IP sono conservati per un periodo limitato e successivamente cancellati secondo quanto previsto nella Privacy Policy. Al momento del check-in vengono registrati data, ora, operatore e tipologia di ingresso.

Le fotografie caricate non vengono analizzate a fini di profilazione commerciale né sottoposte a riconoscimento facciale o trattamento di dati biometrici. Il trattamento dei dati avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

L'infrastruttura di fotia (database, storage, hosting, email) è configurata per operare prevalentemente all'interno dell'Unione Europea, nel rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

Per maggiori dettagli si rimanda alla Privacy Policy.

5.1 Proprietà dei contenuti

I contenuti caricati restano di esclusiva proprietà di chi li carica. fotia non acquisisce alcun diritto di utilizzo commerciale, promozionale o editoriale sulle fotografie.

5.2 Licenza tecnica

Caricando contenuti, l'Utente o l'Ospite concede a fotia una licenza limitata, non esclusiva e temporanea, esclusivamente necessaria a:

• memorizzare i contenuti nello storage della piattaforma
• elaborare e ottimizzare le immagini (conversione in formato WebP, ridimensionamento, compressione)
• conservare la versione originale per il download e l'export
• generare archivi ZIP per l'export massivo
• rendere accessibili i contenuti all'interno dell'Evento

Tale licenza termina con la cancellazione dell'Evento o dei contenuti.

5.3 Conservazione e cancellazione dei contenuti

I contenuti vengono conservati per il periodo previsto dal piano della gallery — da un minimo di 30 a un massimo di 365 giorni dalla creazione della gallery — salvo cancellazione anticipata. Alla scadenza, tutte le foto (originali e ottimizzate) e gli eventuali export vengono eliminati definitivamente tramite procedure automatizzate.

I link di download degli export fotografici (ZIP) scadono automaticamente dopo 7 giorni dalla generazione. I metadati tecnici incorporati nelle fotografie (EXIF) non vengono rimossi al caricamento.

L'Organizzatore e i suoi PR inseriscono nelle liste i dati degli ospiti. L'Organizzatore garantisce la correttezza di tali dati e la liceità della loro raccolta, anche nei confronti di persone prive di account fotia.

• I QR di invito si basano su identificativi casuali non prevedibili; la pagina pubblica di invito mostra esclusivamente nome dell'ospite, evento e lista, non è indicizzabile e il link cessa di funzionare 24 ore dopo la fine dell'evento.
• I registri di check-in sono immutabili: una volta registrato, un ingresso non può essere modificato né cancellato singolarmente. Questa proprietà garantisce l'integrità dei conteggi e fa fede ai fini delle statistiche e delle commissioni.
• Capienze, limiti delle liste e tipologie consentite ai PR sono configurati dall'Organizzatore; {projectName} si limita ad applicarli tecnicamente.

Le commissioni dei PR sono calcolate automaticamente come prodotto tra ingressi paganti registrati e commissione per ingresso configurata dall'Organizzatore. La visibilità del riepilogo commissioni ai PR è a discrezione dell'Organizzatore. fotia fornisce esclusivamente lo strumento di calcolo: non è parte dei rapporti economici tra Organizzatore, Organizzazione e PR e non garantisce il pagamento delle commissioni.

L'Utente garantisce che i contenuti caricati non violino diritti di terzi.

7.1 Segnalazione Contenuti — Notice & Takedown (DSA)

In conformità al Digital Services Act (Regolamento UE 2022/2065), fotia mette a disposizione un sistema dedicato per la segnalazione di contenuti illegali o inappropriati, accessibile a chiunque, anche senza registrazione.

7.2 Categorie di segnalazione

Le segnalazioni possono riguardare:

• contenuto illegale (priorità alta)
• violazione di copyright o proprietà intellettuale
• violazione della privacy (foto non autorizzate)
• molestie o bullismo
• incitamento all'odio
• contenuto sessuale non consensuale
• spam o phishing

7.3 Processo di gestione delle segnalazioni

fotia si impegna a rispettare le seguenti tempistiche, conformi al DSA:

• <strong>Presa in carico (acknowledgment):</strong> di norma entro 24 ore dalla ricezione della segnalazione.
• <strong>Decisione:</strong> di norma entro 7 giorni dalla segnalazione (di norma entro 24 ore per contenuti illegali evidenti).

Al termine della valutazione, fotia può:

• rimuovere la singola foto segnalata
• disattivare l'intero evento associato
• respingere la segnalazione se ritenuta non fondata

7.4 Notifiche e trasparenza

Sia il segnalante che l'Utente proprietario dell'evento vengono informati via email in ogni fase del processo: presa in carico, decisione e azione intrapresa.

7.5 Diritto di appello

L'Utente il cui contenuto è stato rimosso o il cui evento è stato disattivato riceve comunicazione via email con un link per presentare appello. Il processo di appello è gratuito e viene esaminato dalla piattaforma.

7.6 Limiti anti-abuso

Per prevenire l'uso improprio del sistema di segnalazione, è previsto un limite massimo di 10 segnalazioni al giorno per indirizzo IP.

Nei limiti consentiti dalla legge, fotia:

• non garantisce l'assenza totale di interruzioni o errori,
• non è responsabile per perdite di dati causate da eventi non imputabili direttamente alla piattaforma,
• non risponde dell'uso improprio del servizio da parte degli Utenti,
• non è responsabile della veridicità dei consensi dichiarati dagli Utenti (inclusi quelli relativi ai minori),
• non è parte dei rapporti contrattuali ed economici tra Organizzatori, Organizzazioni, PR, staff e ospiti.

Il servizio è fornito "così com'è" (as is).

L'Utente può cessare l'utilizzo del servizio in qualsiasi momento.

fotia si riserva il diritto di sospendere o chiudere account e organizzazioni in caso di violazione dei presenti Termini, ovvero di disattivare eventi a seguito di segnalazioni fondate gestite tramite il sistema di Notice & Takedown.

Alla cessazione, gli Eventi e tutti i dati associati — Contenuti, liste ospiti e registri di check-in — vengono eliminati secondo le tempistiche indicate nella Privacy Policy. L'eliminazione include tutte le varianti delle foto (originali e ottimizzate) e gli eventuali export, tramite procedure automatizzate di cancellazione dallo storage.

fotia può aggiornare i presenti Termini per motivi tecnici, legali o di evoluzione del servizio. Le modifiche saranno comunicate tramite il sito o l'account Utente.

I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana.

Per ogni controversia sarà competente il foro del luogo di stabilimento del titolare del servizio, salvo diversa disposizione inderogabile di legge.